Microsoft 365 Copilot è uno strumento alimentato dall’Intelligenza Artificiale, progettato per integrarsi in strumenti quotidiani come Word, Excel, PowerPoint e Teams, offrendo supporto nella generazione di contenuti, nell’automazione di attività ripetitive e nella sintesi di informazioni complesse.
L’adozione efficace di Microsoft 365 Copilot va ben oltre l’introduzione di uno strumento: si tratta di favorire un cambiamento culturale che consenta ad ogni professionista di aumentare le proprie capacità e migliorare concretamente la produttività e la qualità dei processi. Ecco perché un progetto strutturato di adoption fa la differenza: porta risultati misurabili, valorizza il know-how interno e accelera l’innovazione nei processi.

Online si trovano innumerevoli guide ed elenchi di prompt, ma un prompt che funziona per un’azienda di marketing potrebbe essere inutile per uno studio di progettazione o per un’azienda manifatturiera. La vera sfida non è trovare una formula magica, ma integrare Copilot in modo intelligente all’interno dei propri, specifici, flussi di lavoro. È qui che il nostro approccio si differenzia. Non offriamo una semplice libreria di prompt pre-confezionati: guidiamo i team in un percorso strategico per renderli autonomi e capaci di sfruttare Copilot al massimo del loro potenziale.

Ogni percorso di adoption è costruito “a quattro mani”: gli esperti di Cefriel lavorano insieme all’azienda per identificare funzioni o aree prioritarie, mappare le attività, identificare casi d’uso con maggior potenziale, definire gli impatti attesi. I casi d’uso possibili spaziano da miglioramenti nella produttività a vere e proprie innovazioni nei servizi:

• Gestione di testi. Esempi: sintesi e comparazione di documenti, assistenza alla redazione di testi, monitoraggio e sintesi di novità normative, traduzioni multilingua.


• Analisi di dati. Esempi: automazione di calcoli, controllo qualità e anomalie, estrazione di insight (pivot, trend, grafici), creazione di dashboard per il monitoraggio dei KPI.


• Gestione di comunicazioni e presentazioni. Esempi: creazione automatica di presentazioni, ottimizzazione delle presentazioni, generazione di comunicazioni personalizzate verso l’interno o verso i clienti.


• Gestione di progetti. Esempi: supporto nella definizione di attività, timeline, to-do list, creazione documentazione di progetto, gestione aggiornamenti automatici per i team, creazione e analisi di survey per raccolta informazioni e/o feedback.


• Organizzazione del lavoro individuale e collaborativo. Esempi: facilitazione dell’accesso al know how aziendale, supporto alla pianificazione e alla gestione delle riunioni, gestione dei calendari, generazione di riassunti automatici di mail, appunti, riunioni e chat.


• Innovazione e creatività. Esempi: sviluppo di chatbot, supporto allo sviluppo di strategie, benchmark e simulazioni di scenari, ricerche di mercato, creazione di contenuti formativi.

L’obiettivo è identificare gli scenari in grado di apportare dei benefici misurabili, ad esempio: riduzione del tempo dedicato alle attività, decisioni più rapide, semplificazione dei processi, valorizzazione del know how interno, aumento della produttività, migliori servizi ai clienti, e così via.

Facciamo due esempi:

• un’azienda del settore ingegneristico ha una divisione che si dedica alla risposta alle gare. Per questa funzione, abbiamo analizzato il processo attuale e identificato i task che possono essere automatizzati grazie all’AI, tra cui il confronto tra bandi simili, la sintesi dei requisiti, l’identificazione delle attività necessarie per rispondere, la redazione di bozze di proposte progettuali;


• per un’altra azienda, Cefriel ha supportato il team di Ricerca e Sviluppo nella redazione dei rapporti di ricerca che condensano gli output prodotti da un team in due anni di lavoro. Un paio di casi d’uso di dettaglio sono stati la revisione dei deliverable per garantire l’aderenza alle complesse linee guida e ai criteri di valutazione finale e la generazione automatica di acronimi e bibliografia.

Sulla base dei casi d’uso identificati, progettiamo e teniamo sessioni di formazione e coaching altamente personalizzate. Non si tratta di lezioni frontali, ma di veri e propri incontri interattivi dove:

• Mostriamo percorsi di adozione pratici: illustriamo come Copilot, nelle sue diverse manifestazioni (in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e Chat), può risolvere esattamente le sfide emerse in fase di analisi del caso d’uso.


• Utilizziamo esempi di prompt come strumento didattico: prepariamo esempi di prompt avanzati e contestualizzati sui vostri dati e obiettivi. Non per essere usati passivamente, ma per essere analizzati, discussi e compresi nella loro struttura e logica.


• Facilitiamo l’apprendimento attivo: Il vero valore emerge quando i partecipanti, sotto la nostra guida, iniziano a creare e a perfezionare i propri prompt. Durante le sessioni live, li aiutiamo a iterare, correggere e migliorare le loro richieste a Copilot, spiegando il “perché” un prompt funziona meglio di un altro.

La formazione, quindi, è esperienziale: i partecipanti lavorano direttamente con Copilot utilizzando i prompt predefiniti, e imparano progressivamente tecniche avanzate che li portino a ottenere i risultati attesi. Non insegniamo solo a usare lo strumento, ma a dialogare con l’AI per andare oltre i primi risultati e guidarla a produrre valore reale.

Il materiale didattico consegnato ad ogni incontro consiste in prompt configurati per essere riutilizzati per le diverse attività operative, oltre a linee guida e best practice per l’utilizzo corretto degli strumenti. Ma il supporto di Cefriel si estende anche oltre le sessioni formative: attraverso un canale Teams dedicato “Ask the Expert”, i partecipanti hanno potuto proseguire le sperimentazioni nelle attività quotidiane, con il supporto continuo di un esperto pronto a guidarli per assicurare di ottenere un valore concreto in una ampia gamma di attività. Il risultato più significativo del percorso quindi va oltre la produttività individuale, poiché l’obiettivo finale è una maggiore autonomia a livello di team e un metodo e una mentalità corretti per affrontare qualsiasi nuova sfida lavorativa con l’aiuto di Copilot, andando oltre gli esempi visti durante la formazione.

L’esperienza maturata da Cefriel accompagnando diverse aziende nell’adozione di Copilot offre spunti preziosi per tutte le organizzazioni che si confrontano con l’adozione dell’Intelligenza Artificiale.

• Ogni team è diverso. In questi percorsi tipicamente ci si trova di fronte a due tipologie di utenti. Da un lato ci sono persone scettiche o deluse dai primi utilizzi, per i quali è importante far cadere le resistenze e far sperimentare l’impatto effettivo che gli strumenti possono avere sulla loro produttività. Dall’altra ci sono persone eccessivamente entusiaste, che vorrebbero delegare interamente il lavoro all’AI ma rischiano di avere un approccio poco critico e sottovalutare il bisogno di supervisione umana. Lo scopo di questi percorsi è portare tutti su un piano simile, evitando i due estremi, guidando le persone a un utilizzo consapevole e avanzato.


• I casi d’uso vanno preparati prima. I percorsi di adoption sono efficaci se i casi d’uso vengono preparati con accuratezza gli use case sui documenti aziendali, prima di andare in aula e farli sperimentare ai partecipanti: i nostri esperti predispongono la libreria di esempi di prompt, la testano, ne verificano la funzionalità e ne garantiscono l’efficacia didattica.


• L’adozione non è un evento. È un percorso che non si esaurisce con qualche ora di formazione, ma richiede una sperimentazione continua di funzionalità via via più avanzate e specializzate sui processi e i attività di ciascun team in azienda. Questo processo richiede anche una misurazione costante dei benefici ottenuti, per generare valore reale sia per i singoli che per l’organizzazione. Solo così l’AI diventa un asset, non un gadget.